Imprimantes et copieurs : le gouffre caché de votre parc informatique

On parle beaucoup de cloud, de cybersécurité, de facture électronique. Mais, dans le quotidien des PME franciliennes, ce sont souvent les imprimantes et copieurs qui mettent les nerfs à vif : bourrages papier, pannes mystérieuses, cartouches hors de prix. Et derrière ces irritations se cache un gouffre financier étonnamment sous‑estimé.

Le zoo d'imprimantes : symptôme d'un parc non maîtrisé

Quand nous arrivons pour un audit informatique, il y a un exercice que nous adorons : cartographier le parc d'impression. Dans beaucoup de PME d'Île‑de‑France, on découvre :

• un copieur principal en leasing, quelque part près de l'accueil ;
• des imprimantes de bureau achetées à la hâte "pour dépanner" ;
• un vieux modèle laissé là "au cas où" ;
• des imprimantes personnelles connectées en USB ou Wi‑Fi sauvage.

Personne ne sait vraiment combien tout cela coûte, ni en consommation de toners, ni en tickets de support, ni en temps perdu. Le parc d'impression vit sa vie, en marge du reste du parc informatique. C'est l'angle mort parfait.

Actualité : facture électronique ne veut pas dire fin du papier

Avec la montée en puissance de la facture électronique, certains se persuadent que l'impression va naturellement disparaître. C'est une fiction confortable. Dans les faits, la dématérialisation fait souvent exploser... les besoins de tirages intermédiaires : contrôles, relectures, dossiers mixtes papier/numérique.

Le site des impôts rappelle pourtant clairement, dans sa rubrique sur la facturation électronique, que l'objectif est de réduire le papier et d'améliorer la traçabilité. Mais tant que les processus internes n'ont pas été repensés, les collaborateurs continuent d'imprimer "pour être sûrs".

Résultat : vous payez à la fois pour la dématérialisation et pour des flux papier qui n'ont pas vraiment diminué. Sans une politique d'impression, la réforme devient un surcoût, pas une optimisation.

Les trois couches de coûts que personne ne relie

1. Le coût visible : leasing et consommables

Le plus facile à identifier, ce sont les loyers de vos copieurs, les coûts à la page, l'achat de toners, les interventions techniques facturées. Mais même là, il y a souvent un flou artistique :

• contrats mal compris (prix de la page couleur vs noir et blanc, engagement de volume) ;
• indexations annuelles automatiques passées sous le radar ;
• consommables achetés hors contrat, parfois au prix fort.

Les constructeurs et partenaires sérieux (HP Entreprise, Kyocera, Canon, etc.), que nous distribuons au quotidien, proposent des offres lisibles. Mais il suffit de quelques avenants mal négociés pour transformer un contrat correct en piège financier.

2. Le coût caché : temps perdu et support

Chaque bourrage papier, chaque panne, chaque "impression qui ne sort pas" se transforme en :

• allers‑retours entre étages ;
• appels au support interne ou au prestataire ;
• bidouillages de pilotes sur les postes.

Ces micro‑incidents n'apparaissent pas dans vos tableaux de bord, mais ils grignotent vos équipes. Et occupent aussi vos techniciens, qui préféreraient sécuriser vos sauvegardes ou préparer votre facturation électronique plutôt que de courir après une imprimante USB capricieuse.

3. Le coût du risque : données qui s'échappent

On oublie trop souvent que les imprimantes et copieurs sont des équipements réseau, avec :

• des disques durs internes, où restent stockées des copies de documents ;
• des interfaces d'administration parfois exposées ;
• des firmwares rarement mis à jour.

Dans un audit de cybersécurité, ces équipements sont souvent les maillons les plus négligés. Et pourtant, ils manipulent quotidiennement des documents sensibles : contrats, fiches de paie, dossiers clients. Les bonnes pratiques de l'ANSSI sur les "équipements d'impression en réseau" sont très claires sur ce point.

Pourquoi l'impression doit réintégrer la stratégie SI

Traiter l'impression comme un monde à part, c'est comme si vous laissiez un service entier fonctionner sans aucune règle, ni supervision. Les imprimantes doivent être gérées comme n'importe quel autre actif de votre infrastructure :

• inventoriées ;
• supervisées ;
• sécurisées ;
• intégrées à votre stratégie de sauvegarde et de continuité.

La bonne nouvelle, c'est que vous n'avez pas besoin de devenir un expert des copieurs pour y parvenir. Il suffit d'appliquer la même rigueur que pour vos serveurs, vos postes, votre messagerie.

Rationaliser sans punir : méthode pragmatique

Étape 1 : photographier le parc réel

Commencez par dresser un inventaire :

1. copieurs principaux : modèles, contrats, coûts à la page, engagement ;
2. imprimantes de bureau : modèles, âge, affectation, coûts des consommables ;
3. imprimantes "fantômes" : jamais utilisées, ou presque, mais toujours branchées.

Cette photographie peut être intégrée à un inventaire informatique global. Souvent, rien qu'en listant tout, on réalise à quel point le parc a dérivé avec les années.

Étape 2 : définir une politique d'implantation

Il s'agit ensuite de décider, pièce par pièce, service par service :

• où les copieurs centralisés sont pertinents ;
• où une imprimante de proximité reste nécessaire (confidentialité, handicap, usage intensif) ;
• où l'on peut supprimer purement et simplement certains équipements.

Le but n'est pas de punir en supprimant toutes les imprimantes de bureau "par principe". Dans certains contextes (médical, RH, juridique), une impression rapide et discrète reste un vrai besoin. Mais il faut que ces exceptions soient assumées, pas subies.

Sécuriser le flux documentaire : bien plus qu'un sujet d'encre

Une fois le parc rationalisé, vient le sujet, trop souvent ignoré, de la sécurité des flux :

• authentification sur les copieurs (badges, codes) pour éviter que n'importe qui récupère n'importe quel document ;
• suppression automatique des travaux d'impression non retirés après un délai ;
• chiffrement des communications entre postes et imprimantes sur le réseau ;
• effacement sécurisé des disques lors de la restitution des appareils en fin de contrat.

Ce n'est pas du luxe. C'est simplement aligner vos pratiques d'impression avec vos obligations en matière de protection des données (RGPD) et vos exigences métiers. Le site de la CNIL consacre d'ailleurs plusieurs recommandations à ces sujets, trop peu appliquées sur le terrain.

Storytelling : comment une PME a divisé ses coûts d'impression par deux sans révolution

Une PME de services à Paris, 70 collaborateurs, nous contacte pour des problèmes de lenteurs et de dysfonctionnements récurrents sur le copieur principal. En grattant un peu, nous découvrons :

• un contrat copieur mal négocié, avec un volume engagé très supérieur aux usages réels ;
• une dizaine d'imprimantes bureautiques éparpillées, chacune avec ses consommables ;
• aucune centralisation des achats de toners ;
• aucune politique d'impression recto‑verso ni de limitation des couleurs.

En six mois, sans révolutionner les habitudes :

1. renégociation du contrat copieur, ajustement du volume engagé ;
2. suppression de 6 imprimantes quasi jamais utilisées ;
3. mise en place par défaut du noir et blanc recto‑verso sur les postes ;
4. réduction sensible des tirages de mails et de brouillons (via quelques formations et rappels).

Résultat : une baisse mesurée de presque 40 % des coûts liés à l'impression, meilleur confort pour les utilisateurs (moins de pannes, moins de confusion), et un allègement significatif de la charge pour l'équipe support. Rien d'exotique, simplement du bon sens orchestré.

Conclusion ouverte : remettre l'impression à sa juste place

Non, nous ne vivrons pas demain dans un monde sans papier. Oui, la dématérialisation et la facture électronique vont continuer à réduire certains volumes. Mais, tant que les organisations resteront humaines, il y aura des dossiers que l'on imprime, des schémas que l'on annote, des contrats que l'on relit sur papier.

La question n'est donc pas de "tuer" l'impression, mais de la ramener à sa juste place : un service maîtrisé, intégré à votre stratégie IT, plutôt qu'une zone de non‑droit technique et budgétaire. Si vous voulez cesser de subir ce gouffre discret, commencez par un diagnostic honnête de votre parc et de vos contrats. C'est souvent en regardant en face ces sujets un peu ingrats qu'on fait les plus beaux gains, sans sacrifier le confort des équipes.

Pour intégrer l'impression dans une vision plus globale de votre SI (parc, sauvegarde, téléphonie, messagerie), un échange structuré autour de votre zone d'intervention et de vos enjeux concrets reste la meilleure porte d'entrée. L'encre, le papier et les copieurs ne sont pas très glamour, mais ils pèsent bien plus lourd qu'on ne veut l'admettre dans la vie d'une PME.